INFORMAZIONI RELATIVE AL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI Ai sensi dell'articolo 13 e dell’articolo 14 del Regolamento UE per la Protezione dei Dati Personali 2016/679 (“General Data Protection Regulation”) (di seguito il "Regolamento") La informiamo che i Suoi dati personali forniti direttamente da Lei ovvero eventualmente ricevuti da terzi nell’ambito della selezione del personale alla quale Lei sta partecipando presso le nostre società, Omnicom Media Group S.r.l., Optimum Media Direction S.r.l., PHD S.r.l., Heart&Science S.r.l. e TRKNN S.r.l. (di seguito le “Società”), saranno custoditi e trattati dalle Società per le finalità e con le modalità di seguito indicate, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza fissati dal Regolamento. Desideriamo in particolare informarLa di quanto segue. 1. Finalità del trattamentoLa raccolta e il trattamento di dati personali a Lei riferiti sono effettuati al fine di consentire alle Società di condurre l’attività di: a) reclutamento e selezione del personale; b) programmazione delle attività; c) servizi di controllo interno mediante elaborazione anche elettronica di profili professionali e inerente consultazione e raffronto; d) eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione; e) adempiere ad obblighi normativi. Il trattamento dei Suoi dati potrà comunque essere effettuato per finalità differenti da quelle sopra esposte, soltanto previo rilascio a Suo favore di informazioni in merito a tali diverse finalità e di ogni altra informazione ad esse pertinenti nonché previa verifica della sussistenza di idonea base giuridica di trattamento.2. Categorie di dati trattatiIl trattamento potrà riguardare sia dati comuni (come i suoi dati identificativi, i suoi recapiti, i suoi dati bancari, etc.) sia categorie particolari di dati personali, ossia di quei dati idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona. Inoltre, potrebbero essere trattati altresì i dati relativi a condanne penali, ai reati o a connesse misure di sicurezza.3. Modalità del trattamento e base giuridica del trattamentoIl trattamento dei dati per le finalità indicate avrà luogo con modalità informatiche e manuali, mediante strumenti elettronici o supporti cartacei, in base a criteri logici funzionali alle finalità per cui i dati sono stati raccolti nonché per adempiere agli specifici obblighi di legge, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dal Regolamento e da tutte le leggi e le disposizioni attuative dello stesso, nonché dalla normativa nazionale e dai regolamenti interni. La informiamo inoltre che la Società non utilizza sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell'incarico e, più in generale, per le finalità di cui all’art. 1bis del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 152, così come introdotto dall’art. 4 del D. Lgs. 104 del 27 giugno 2022 di “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1152 del Parlamento europeo e del Consiglio del 20 giugno 2019, relativa a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili nell'Unione europea” e successivamente modificato e sostituito dall’art. 26, comma 2, lett. a), D.L. 4 maggio 2023, n. 48, convertito, con modificazioni, dalla L. 3 luglio 2023, n. 85 (cd. “Decreto Trasparenza”). Per l’effetto la Società non è soggetta agli obblighi informativi di cui al sopra richiamato art. 1bis introdotto dal Decreto Trasparenza. In relazione a trattamenti che prevedono l’adozione di sistemi non integralmente automatizzati, si rimanda al paragrafo 5 che segue. Inoltre, i dati saranno trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, nonché del principio di accountability fissati dal Regolamento. La informiamo che il trattamento dei Suoi dati è necessario per l’esecuzione di misure precontrattuali relative al potenziale rapporto di lavoro con Lei; in alcuni casi, all’adempimento dei relativi obblighi legali posti in capo alle Società ovvero, in altri casi, per perseguire il legittimo interesse delle Società di ricerca di profili per ricoprire le proprie posizioni aziendali. La base giuridica del trattamento, pertanto, è rappresentata dall’art. 6, paragrafo 1, lett. b), lett. c) e lett. f) del Regolamento. In relazione alle particolari categorie di dati di cui al paragrafo 2 che precede la base giuridica del trattamento è quella di cui all’art. 9, paragrafo 2, lett. b) e h) del Regolamento ((b) il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato; h) il trattamento è necessario per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria o sociale ovvero gestione dei sistemi e servizi sanitari o sociali sulla base del diritto dell’Unione o degli Stati membri o conformemente al contratto con un professionista della sanità, fatte salve le condizioni e le garanzie di cui al paragrafo 3). In relazione alle particolari categorie di dati di cui al paragrafo 2 della presente informativa e, in particolare, in relazione al trattamento dei dati genetici, biometrici e relativi alla salute, La informiamo che potranno trovare applicazione eventuali provvedimenti emanati dagli Stati Membri e/o dalla competente Autorità di controllo ai sensi dell’art. 9.4 del Regolamento.4. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze in caso di rifiutoIl conferimento di dati è obbligatorio per tutti i dati personali che, a seguito di precisi obblighi normativi e/o contrattuali, devono essere conferiti e raccolti per procedere al processo di selezione del personale di cui Lei è parte. In tali casi, l’eventuale rifiuto di conferire i dati personali richiesti potrà comportare l’impossibilità di partecipare al processo di selezione ovvero di instaurare il rapporto di lavoro. In tutti gli altri casi, Lei è libero di conferire o meno i dati richiesti. Qualora tuttavia non dovesse conferire tali dati, non sarà possibile perseguire la relativa finalità e, pertanto, potrebbe non poter fruire dei servizi agli stessi correlati.5. Trattamento con sistemi non integralmente automatizzatiLe Società, per specifiche esigenze organizzative e produttive, hanno implementato un sistema non integralmente automatizzato di supporto alla gestione dei profili dei candidati nell’ambito delle loro attività di ricerca e selezione del personale (come evidenziato sub punto 3 che precede, le Società non hanno invece adottato sistemi decisionali integralmente automatizzati, anche ai fini delle assunzioni). Tra le funzionalità che offre il sistema c'è la possibilità di mettere in evidenza determinati profili sulla base di specifiche caratteristiche o parole chiave, al fine di facilitare e velocizzare la consultazione e, quindi, la ricerca del soggetto maggiormente rispondente alla figura ricercata. Il sistema, oltre a gestire "ricerche semantiche", consente di: 1) far emergere i profili maggiormente rispondenti ai criteri di ricerca impostati; 2) costruire dei "cluster" dinamici, in quanto si prevede l’integrazione e l’aggiornamento con i nuovi profili di volta in volta acquisiti. Il sistema garantisce un significativo e costante controllo da parte degli addetti delle Società: infatti, le mansioni non sono mai svolte autonomamente dal sistema il quale è stato progettato con l'obiettivo esclusivo di fornire un mero supporto alle decisioni degli utenti umani. Al fine di valutare il possibile impatto derivante dall’adozione di tale sistema sui diritti e le libertà degli interessati, le Società hanno condotto una valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del Regolamento in base alla quale è emerso che i rischi, anche in virtù delle misure adottate per mitigare gli stessi, risultano trascurabili. Ad esempio, nell’ambito delle funzioni di ricerca previste dal sistema non è possibile utilizzare criteri che possono rivelare caratteristiche personali del candidato (ad es. sono esclusi campi di ricerca come "nazione", "genere", etc. ); le ricerche non sono mai svolte autonomamente dal sistema, ma sono necessari il coinvolgimento e l'interazione con l'essere umano; esistono misure per garantire la valutazione critica del sistema; sono stati introdotti strumenti di minimizzazione dei dati personali; i risultati forniti dal sistema sono mostrati in modo chiaro e trasparente, permettendo l'analisi degli stessi; etc. L’adozione di questo sistema consente, quindi, di ottenere una più efficiente gestione dei profili dei candidati, fornendo uno strumento aggiuntivo di ottimizzazione. Le Società saranno così agevolate nella ricerca dei profili di interesse: infatti, rispetto ad una tradizionale ricerca semantica, si potrà effettuare una verifica più approfondita dei profili, aumentando, se del caso, il numero di candidati potenzialmente rispondenti ai criteri selezionati, riducendo contestualmente le tempistiche necessarie. Impregiudicato l’esercizio dei diritti di cui al punto 7 che segue, le Società sono a disposizione per rispondere ad eventuali richieste di chiarimento.6. Ambito di comunicazione e trasferimento dei datiPer le finalità indicate, i dati - o alcuni di essi - potranno essere comunicati a: a) enti previdenziali, assistenziali e assicurativi; b) consulenti e liberi professionisti anche in forma associata (e.g. consulenti del lavoro e assicurativi, avvocati, commercialisti, collaboratori autonomi delle Società, medico del lavoro); c) società controllate e/o collegate; d) altri soggetti ai quali la facoltà di accedere ai Suoi dati sia riconosciuta da disposizioni di legge o di regolamento. Tali soggetti agiranno quali “titolari del trattamento” ai sensi del Regolamento, in piena autonomia, per quanto riguarda i trattamenti estranei all’originario trattamento effettuato presso le Società ovvero, per quanto riguarda i trattamenti eseguiti per conto delle Società in relazione ad attività dalle stesse esternalizzate, quali “responsabili esterni del trattamento” ai sensi dell’art. 28 del Regolamento. In ogni caso l’elenco completo dei rispettivi responsabili del trattamento è disponibile presso le sedi delle Società. Inoltre, in considerazione dell’esistenza di collegamenti telematici, informatici e di corrispondenza in genere tra le varie Società del gruppo alcuni dati personali potranno essere trasferiti, sempre per il perseguimento delle finalità di cui alla presente informativa, a tali Società, che possono trovarsi anche al di fuori dell’Unione Europea. A tal proposito, le Società garantiscono che il trasferimento avviene nel rispetto dei principi e delle tutele di cui agli artt. 44 e ss. del Regolamento.7. Diritti dell’interessatoIn ogni momento Lei potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal Regolamento (artt.15-21), ivi inclusi: ▪ ricevere conferma dell’esistenza dei suoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritti di accesso); ▪ aggiornare, modificare e/o correggere i suoi dati personali (diritto di rettifica); ▪ chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all'oblio e diritto alla limitazione); ▪ opporsi al trattamento (diritto di opposizione); ▪ revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca; ▪ proporre reclamo all'Autorità di controllo in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali; ▪ ricevere copia dei dati in formato elettronico che lo riguardano resi nel contesto del contratto di lavoro (es. dati relativi agli stipendi, servizi di mobilità interni) e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).8. Titolare del trattamento Responsabile della Protezione dei Dati Titolari autonomi del trattamento sono:- Omnicom Media Group S.r.l., con sede in Milano, via Spadolini n. 5;- Optimum Media Direction S.r.l., con sede in Milano, via Spadolini n. 5;- PHD S.r.l., con sede in Milano, via Spadolini n. 5;- Heart&Science S.r.l., con sede in Milano, via Spadolini n. 5;- TRKKN S.r.l., con sede in Milano, via Spadolini n. 5.L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto, senza formalità, direttamente alle Società.Le Società, essendo parte di un gruppo di imprese, hanno designato un Responsabile della Protezione dei Dati a livello centrale ai sensi dell’art. 37, paragrafo 2 del Regolamento, individuato nella persona del signor Phillip Rees, raggiungibile all’indirizzo email [email protected]. Inoltre, hanno individuato quale Responsabile della Protezione dei Dati per l’Italia il dott. Guido Fossi, domiciliato per la carica presso Milano, via Spadolini n.5, raggiungibile all’indirizzo email [email protected]. Conservazione dei datiI dati raccolti dalle Società, per le finalità indicate, saranno conservati per il tempo strettamente necessario ad espletare i trattamenti per i quali vengono raccolti ovvero per adempiere agli obblighi previsti dalla legge o dai regolamenti. Il periodo di conservazione sarà determinato sulla base della valutazione della singola operazione e avverrà, comunque, nel rispetto dei principi di necessità, finalità, pertinenza, minimizzazione e non eccedenza sanciti ai sensi del Regolamento. In ogni caso i dati dei candidati non vengono conservati per un periodo superiore ad anni 2.