INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI COLLABORATORI/DIPENDENTI

1. Il nostro approccio alla Privacy

La protezione dei Vostri dati personali è importante per EUROVO s.r.l. che ha adottato dei forti principi in quest’ambito, come dichiarato nella propria Data Privacy Policy. Ai sensi del Regolamento UE n. 679/2016 (da qui innanzi il “GDPR“), EUROVO s.r.l. (da qui innanzi la “Società“) fornisce le seguenti informazioni sul trattamento da parte della stessa dei dati personali dei propri Collaboratori (da qui innanzi i “Dati“), come indicato di seguito, intesi come quelli dei dipendenti a tempo determinato e indeterminato, degli impiegati con forme atipiche di contratto, dei tirocinanti e dei collaboratori cessati (da qui innanzi i “Collaboratori“). Ulteriori informazioni possono essere fornite ove necessario quando sia posta in essere una specifica attività di trattamento.

2. Titolare del trattamento e dati di contatto

 La Società è responsabile, quale titolare, per la raccolta e il trattamento dei Dati nel contesto del nostro rapporto d’impiego. Se avete qualsiasi domanda o commento riguardante la presente informativa, Vi preghiamo di contattarci:  via e-mail all’indirizzo: [email protected];  via posta al seguente indirizzo: Via Ugo la Malfa, 15, 40026 Imola (BO).

3. Categorie e tipi di Dati raccolti e trattati I Dati trattati dalla Società possono includere:

- Dati di contatto (come nome, indirizzo di abitazione, numero di telefono, indirizzi e-mail, informazioni di contatto in caso di emergenza);  Dati identificativi/personali (e.g. data e luogo di nascita, nazionalità, lingua madre, codice fiscale, foto, genere, stato civile, composizione del nucleo famigliare, nazionalità e documentazione relativa all’idoneità al lavoro, numero di passaporto, numero di permesso di soggiorno, dati relativi alla residenza e numero di patente di guida qualora usiate un’auto aziendale);

- informazioni relative all’impiego e alla retribuzione dettaglianti le condizioni e i termini dell’impiego (e.g. dettagli salariali e informazioni relative al conto corrente, codice fiscale, ore lavorate, storia retributiva, salario previsto, redditi, diritti a particolari indennità come pensioni, assicurazioni e utilizzo di auto aziendali);

- referenze d’impiego, inclusa qualsiasi informazione fornitaci a supporto di una candidatura e di un processo di assunzione (e.g. ruolo, date d’impiego e data delle dimissioni o di cessazione del rapporto con precedenti datori di lavoro);

- informazioni sul rendimento, incluse le valutazioni e revisioni annali di performance, rating, informazioni su formazione e sviluppo, qualifiche e abilità, piani di miglioramento del rendimento e comunicazioni interne relative al rendimento stesso, compresi procedimenti disciplinari e piani di sviluppo della carriera e di successione;

- Dati identificativi elettronici raccolti nel corso dell’uso dei sistemi IT della Società.

Principalmente, raccoglieremo i Dati direttamente da Voi. Potremmo altresì ottenere Dati relativi a Voi da altre fonti, come agenzie d’impiego, fonti pubblicamente accessibili, precedenti datori di lavoro nell’ambito della raccolta di referenze o da terze parti beneficiarie per fini di amministrazione di benefit plans. In alcune specifiche circostanze, potremmo trattare categorie particolari di Dati (i.e. Dati sensibili), come informazioni sulla salute (e.g. certificati medici o infortuni sul lavoro), Dati relativi all’appartenenza razziale o religiosa, quando richiesto dalle leggi applicabili, o Dati relativi a condanne penali. Tali Dati saranno usati per fini specifici, che potrebbero includere il monitoraggio del rispetto delle pari opportunità, la procedura di gestione delle assenze per malattia e la conformità agli obblighi contrattuali e legali. Solo ove legalmente richiesto, richiederemo il Vostro specifico consenso all’uso di Dati sensibili: Voi potrete declinare tale richiesta o revocare il Vostro consenso anche dopo averlo previamente concesso, contattandoci come suindicato. Infine, per ragioni connesse alla biosicurezza dei siti di allevamento e al rispetto delle normative in materia di food defence, potremmo raccogliere e trattare dati biometrici a Voi riferibili (i.e.: rilievo dell’impronta digitale), onde implementare un sistema di controllo degli accessi ai siti di allevamento e/o produzione e/o trasformazione delle derrate alimentari presidiato tramite una preventiva identificazione biometrica delle persone autorizzate all’accesso.

4. Finalità e basi legali del trattamento e natura del conferimento dei Dati

 La Società tratterà sempre i Dati per una specifica finalità e tratterà solo i Dati rilevanti per raggiungere la stessa. In particolare, la Società tratterà i Dati dei Collaboratori sulla scorta delle seguenti basi legali e per le seguenti finalità:

a) Per l’adempimento di obbligazioni contrattuali (Art. 6.1.b del GDPR).

I Dati sono trattati per eseguire i nostri contratti coi nostri Collaboratori e gestire le nostre relazioni d’impiego con loro e assicurare l’appropriata esecuzione del contratto.

b) Nel contesto di legittimi interessi (Art. 6.1.f del GDPR).

Ove richiesto e senza condizionare indebitamente gli interessi alla riservatezza o i diritti e le libertà fondamentali dei Collaboratori, la Società tratta i Dati al di là del concreto adempimento del contratto per soddisfare i propri legittimi interessi, perseguiti direttamente dalla Società o da terze parti. Tali legittimi interessi includono:

- assicurare la generale efficacia delle attività di amministrazione e gestione aziendale e delle risorse umane;

 - aiutare la Società a conoscere meglio i propri Collaboratori e le attività che svolgono, anche conducendo sondaggi nei confronti degli stessi;

- gestire campagne e processi di promozione e selezione interni;

 - valutare e rispondere ad azioni e difendersi in controversie legali;

- implementare processi di gestione della performance e pianificare gli sviluppi di carriera, anche per quanto riguarda fini di gestione di piani di successione e della forza lavoro;

- garantire la sicurezza dell’ambiente e dell’infrastruttura IT della Società;

 - controllo della qualità delle attività aziendali, anche per assicurare il rispetto dei service level agreement definiti tra la Società e i propri clienti e fornitori;

- assicurare la sicurezza sul lavoro dei nostri Collaboratori;

- compliance e risk management e, con particolare riguardo al trattamento di dati biometrici, rispetto dei principi di biosicurezza e/o food defence.

c) Come un risultato del Vostro consenso (Art. 6.1.a del GDPR).

Fintantoché Voi ci abbiate rilasciato il consenso a trattare i Dati per determinate finalità, tale trattamento è lecito in base al Vostro consenso. Il Vostro consenso è sempre opzionale ed è revocabile in qualsiasi momento. Ciò si applica anche a dichiarazioni di revoca a consensi dati alla Società prima che il GDPR divenisse applicabile, i.e. prima del 25 Maggio 2018. A scanso di equivoci, la revoca del consenso non condiziona la liceità del trattamento dei Dati precedente alla revoca stessa.

 d) In base a obblighi legali (Art. 6.1.c del GDPR).

Inoltre, siamo soggetti a diversi obblighi giuridici, i.e. requisiti regolatori e legali. Le finalità del trattamento includono l’adempimento di obblighi di controllo e comunicazione ai sensi delle leggi fiscali.

e) Per la salvaguardia d’interessi vitali dei Collaboratori (Art. 6.1.d del GDPR), per esempio condividendo Dati con personale medico nel corso di un’emergenza.

Ove i Dati che raccogliamo servano a rispettare obblighi legali o regolatori della Società o stipulare un accordo con Voi o siano necessari per legittimi interessi, se la Società non può raccogliere questi Dati, la stessa non potrà rapportarsi con Voi come Collaboratori e/o adempiere le proprie obbligazioni contrattuali (nei quali casi la Società V’informerà in tale senso).

5. Chi ha accesso ai Dati e con chi essi sono condivisi

I Dati possono essere divulgati:

a) a terze parti che necessitano di svolgere attività specifiche in relazione ai Dati, in conformità alle finalità del trattamento, o a soggetti fornitori di servizi alla Società, come fornitori di servizi IT e di hosting, consulenti esterni, medici del lavoro e altri appaltatori. Quando facciamo ciò, ci attiviamo per assicurare che essi si conformino ai nostri standard di data security, sì che i Vostri Dati rimangano sicuri;

b) ad autorità, a enti, a clienti e fornitori della Società e/o a soggetti a cui essi vanno comunicati, ai sensi di previsioni legali o contrattuali vincolanti. Tali autorità, organismi, clienti, fornitori e/o soggetti agiranno quali indipendenti titolari del trattamento;

c) in altre circostanze, come acquisizioni e vendite a potenziali società terze parti, quando ipotizziamo di vendere o trasferire parte delle o tutte le nostre attività, prevedendo che siano prese tutte le misure contrattuali per assicurare che esse incontrino i nostri standard di sicurezza, sì che i Vostri Dati rimangano sicuri.

6. Trasferimento internazionale dei Dati

Quando i Dati sono trasferiti, ci assicuriamo di avere preso misure per proteggerli prima del trasferimento.

La Società trasferisce i Dati attraverso i confini nazionali solo quando ciò è giustificato da finalità di business e siano state implementate delle salvaguardie per assicurare che i Dati continuino a essere protetti almeno allo stesso livello di tutela richiesto nella giurisdizione di origine. Per assicurare tale livello di protezione per i Vostri Dati, la Società può usare un accordo di trasferimento dei dati con la terza parte ricevente basato sulle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione Europea o assicurare che il trasferimento sia verso una giurisdizione soggetta a una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea o verso gli USA nel contesto del Privacy Shield UE-USA. Qualsiasi trasferimento di Dati verso organizzazioni internazionali e/o Paesi non appartenenti allo SEE avverrà in accordo con uno dei metodi permessi dalla corrente legislazione.

7. Diritti degli Interessati Ogni Interessato può esercitare i seguenti diritti definiti negli articoli 15-22 GDPR inviando una richiesta scritta alla Società ai summenzionati dettagli di contatto:

- accesso. Potete ottenere informazioni relative al trattamento dei Vostri Dati e una copia degli stessi.

- cancellazione. Potete richiedere la cancellazione dei Vostri Dati, nei limiti permessi dalla legge.

- obiezione. Potete obiettare al trattamento dei Vostri Dati, sulle basi relative alla Vostra particolare situazione. Nei casi di opposizione al trattamento dei Dati ai sensi dell‘art. 21 GDPR, la Società si

riserva il diritto di valutare l’istanza, che non sarà accettata se ci sono ragioni legittime per procedere col trattamento che prevalgano sulle Vostre libertà e sui Vostri interessi e diritti.

- rettifica. Ove consideriate che i Vostri Dati siano inaccurati o incompleti, potete richiedere che gli stessi siano modificati di conseguenza.

- limitazione. Potete richiedere la limitazione del trattamento dei Vostri Dati.

- revoca del Vostro consenso. Ove abbiate fornito il Vostro consenso al trattamento dei Vostri Dati, potete revocarlo in qualsiasi momento.

- portabilità dei Dati. Ove legalmente applicabile, potete ottenere che i Dati forniti Vi siano restituiti o, ove tecnicamente fattibile, siano trasferiti a una terza parte.

C‘impegniamo a mantenere buone relazioni con Voi e gestire le Vostre richieste per la Vostra soddisfazione. Se non siete soddisfatti della risposta della Società o del trattamento dei Vostri Dati, Vi preghiamo di contattarci coi metodi indicati nella precedente sezione 2. Qualora non siate soddisfatti della nostra attività o riteniate che il trattamento dei Vostri Dati sia contrario alla legislazione vigente, potete indirizzare un reclamo a un’autorità di controllo ai sensi dell’Art. 77 GDPR.

La Società s’impegna a mantenere i Vostri Dati accurati e aggiornati. Perciò, qualora i Vostri Dati cambino, Vi preghiamo d’informarci del cambiamento il prima possibile.

8. Per quanto tempo sono conservati i Dati

I Dati saranno conservati su carta e/o elettronicamente per il solo tempo necessario ai fini per cui sono stati raccolti, rispettando i principi di limitazione della conservazione e minimizzazione definiti nell’Art. 5.1, lettere c) ed e) del GDPR. I Dati saranno custoditi per conformarsi agli obblighi regolatori e perseguire le summenzionate finalità, in conformità coi principi di necessità, minimizzazione e adeguatezza. La Società può trattenere i Dati dopo il termine della relazione contrattuale per adempiere a obbligazioni regolamentari, contrattuali e/o fiscali o in caso di azioni legali. Poi, quando le summenzionate ragioni per il trattamento cesseranno, i Dati saranno anonimizzati, cancellati o distrutti.

9. Come sono protetti i Dati

 La Società implementa appropriate misure organizzative e tecniche per proteggere i Dati contro non autorizzati, accidentali o illegittimi distruzione, perdita, alterazione, abuso, rivelazione o accesso e contro tutte le altre illegittime forme di trattamento. Tali misure di sicurezza sono state implementate considerando lo stato dell’arte della tecnologia, il loro costo d’implementazione, i rischi presentati dal trattamento e la natura dei Dati, con particolare attenzione a quelli sensibili. In particolare, sono in essere adeguati impegni di consapevolezza, confidenzialità e formazione per assicurare che i Dati non siano condivisi con o rivelati a persone non autorizzate.

10. Status dell’informativa privacy e aggiornamento

 La presente Informativa sul Trattamento dei Dati Personali è stata aggiornata al regolamento n. 2016/679. La Società si riserva il diritto di emendarla di volta in volta. Se l’informativa sarà aggiornata, la Società si attiverà per informare i propri Collaboratori dell’aggiornamento tramite i mezzi appropriati, a seconda di come la Società comunica normalmente con tali Collaboratori.