INFORMATIVA SULLA PRIVACY

(ARTT. 13-14 GDPR REGOLAMENTO UE PRIVACY 2016/679)

1) La informiamo che i dati personali da Lei forniti in forma cartacea e/o automatizzata sono trattati da PASSIONE BEAUTY SPA (di seguito anche “la Società” o “il Titolare”) per la sola finalità di ricerca e selezione del personale e con modalità tecnico-organizzative strettamente correlate a tali finalità.

La raccolta dei dati avviene, secondo i casi a) mediante spontaneo invio alla ns. Società da parte dell’interessato di candidatura spontanea con trasmissione delle informazioni personali e relative alla propria esperienza professionale, organizzate in forma di curriculum vitae (C.V.) a mezzo posta, telefax o e-mail o a mano oppure tramite registrazione del medesimo nel sito web della ns. Società b) in risposta a specifici annunci di ricerca e selezione del personale pubblicati su quotidiani o periodici locali, nazionali o esteri, oppure sul ns. sito web o su social network o su portali di terzi, dalla Società o c) in risposta ad iniziative di ricerca del personale effettuate da terzi autonomamente, in quest’ultimo caso i dati vengono da noi raccolti presso tali società terze cui la Società segnala preventivamente le proprie esigenze di ricerca del personale.

2) I dati trattati sono di tipo anagrafico e identificativo, di contatto (residenza, telefono, email), nonché riguardano le pregresse esperienze professionali e competenze e le motivazioni personali del candidato.

La ns. Società ha facoltà di trattare anche categorie particolari di dati contenuti nel C.V. anche senza un espresso previo consenso dell’interessato (art. 111 bis D.Lgs. 196/2003) e anche qualora il C.V. venga valutato nell’ambito di successive selezioni diverse da quella in relazione alla quale è stato spontaneamente inviato o è stato sollecitato.

I dati idonei a rivelare lo stato di salute contenuti nel CV sono trattati solo se necessari ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro o similare con la società. Inoltre, in ottemperanza a quanto previsto dalla L. 276/2003 (Legge Biagi) (divieto di effettuare qualsivoglia preselezione di lavoratori, anche con il loro consenso, in base alle convinzioni personali, alla affiliazione sindacale o politica, al credo religioso, al sesso, all'orientamento sessuale, allo stato matrimoniale o di famiglia o di gravidanza, alla età, all'handicap, alla razza, all'origine etnica, al colore, alla ascendenza, all'origine nazionale, al gruppo linguistico, allo stato di salute nonché ad eventuali controversie con i precedenti datori di lavoro, a meno che non si tratti di caratteristiche che incidono sulle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa o che costituiscono un requisito essenziale e determinante ai fini dello svolgimento dell'attività

lavorativa), il Titolare tratta dati idonei a rivelare lo stato di salute dei familiari o dei conviventi della S.V., esclusivamente qualora sia necessario per il riconoscimento di uno specifico beneficio in favore del candidato (es.ai fini di un’assunzione obbligatoria o del riconoscimento di un titolo derivante da invalidità, infermità, da eventi bellici o da ragioni di servizio).

Il Titolare si astiene dall’utilizzare informazioni da Lei forniteci non pertinenti rispetto alle predette finalità anche tenuto conto delle particolari mansioni e/o delle specificità dei profili professionali richiesti.

La invitiamo in ogni caso a non inserire nel suo CV dati non pertinenti alla ricerca/offerta di lavoro.

Per quanto riguarda i dati raccolti da profili social dei candidati a fini di selezione, in ottemperanza a quanto indicato dall’European Data Protection Board, il Titolare:

-     considera preliminarmente se il profilo social è usato per scopi professionali quale criterio fondamentale per decidere se la Società è legittimata a raccogliere i dati;

-     limita la raccolta a quanto necessario e rilevante per valutare la capacità del candidato di ricoprire lo specifico ruolo lavorativo ipotizzato;

-     assicura che, dopo tale valutazione (per esempio non appena diventa chiaro che non verrà formulata un’offerta di lavoro o che un’offerta di lavoro non è stata accettata dall’interessato), i dati siano immediatamente cancellati;

-     si astiene dal chiedere ai candidati di diventare “amici” sul social (es. solo per poter guardare i profili o comunque di permettere in altro modo l’accesso al proprio profilo social).

-     si astiene dal raccogliere in maniera costante le informazioni inserite sui Suoi profili social.

3) Il conferimento di dati (comprese le categorie particolari di dati) tramite il CV è sempre facoltativo. In assenza di conferimento non potremo procedere all’iter di selezione.

4) La base giuridica del trattamento dei dati ordinari e particolari è il ns. legittimo interesse

-     da noi reputato come prevalente sugli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato

-     di poter valutare la compatibilità e inerenza del profilo del candidato alle esigenze aziendali e di organizzare i relativi processi selettivi.

5) Il Titolare assicura l’adozione di misure tecniche ed organizzative adeguate alla protezione dei dati contenuti nei CV dai rischi di perdita, distruzione e alterazione (es. accesso consentito esclusivamente al personale autorizzato per iscritto; credenziali univoche presidio degli archivi anche dopo l’orario di lavoro).

6) I CV e i dati ad essi connessi (valutazioni, ecc.) sono conservati al massimo per 36 mesi, unicamente al fine di razionalizzare le ulteriori ns. procedure di selezione e formazione del personale, dopodiché verranno distrutti o anonimizzati. I dati personali trattati per finalità di sicurezza informatica (es. registrazioni di logs creati dai sistemi on-line tramite cui il candidato ha inviato al Titolare la sua candidatura), verranno conservati per il tempo sufficiente a esaurire i controlli di sicurezza relativi e valutarne gli esiti ex attuare eventuali misure tecniche correttive di possibili inconvenienti (1 anno dalla data della raccolta).

7) I dati possono essere comunicati a enti di formazione e società di selezione del personale, consulenti del lavoro, fiscali e legali, enti finanziatori di iniziative di formazione, società di somministrazione di personale, gestori di siti e portali web di ricerca e selezione del personale, che assumono la veste di responsabili esterni o autonomi Titolari per le stesse finalità. Nel caso di responsabili esterni obblighiamo preventivamente il terzo destinatario dei dati a

comunicarci eventuali ulteriori terzi ai quali i dati vengano comunicati e autorizziamo tale comunicazione ulteriore, inoltre vigiliamo sulla conformità del loro trattamento ai requisiti di cui alla normativa privacy. Un elenco dei responsabili esterni è reso disponibile su richiesta scritta dell'interessato. I dati dei candidati non sono diffusi.

8) il Titolare trasferisce i dati personali ai seguenti paesi terzi extra UE:

• USA:

-     verso il terzo fornitore Microsoft Corporation con sede 1 Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. quale fornitore del servizio applicativo cloud di produttività individuale (denominato “Microsoft 365”) e/o di videoconferenza denominato Microsoft TEAMS, per lo svolgimento delle attività correlate al processo di ricerca e selezione del personale (es. per la gestione della posta elettronica e lo scambio di corrispondenza con il candidato, nonché per lo svolgimento di colloqui mediante videocollegamento).

-     Verso il terzo fornitore KLAVYIO con sede in 125 Summer St, Floor 6 Boston, MA 02111 United States (CRM) quale fornitore del servizio di email marketing, progettato per offrire tutto il necessario per creare campagne di posta elettronica.

• CANADA: verso il terzo fornitore SHOPIFY (CMS E-COMMERCE) con sede in 151 O’Connor Street, Ground floor, Ottawa, Ontario, K2P 2L8 quale fornitore del servizio applicativo che sviluppa e commercializza l’omonima piattaforma di e-commerce.

Come indicato nell’Allegato 1 alle Condizioni per l’Utilizzo dei Servizi Online, con riferimento al Servizio 365 Microsoft si impegna ad archiviare i dati della Società inattivi trattati da PU COSMETICA SRL come segue: “qualora la Società effettui il provisioning del proprio tenant (…) nell’Unione Europea, Microsoft archivierà i seguenti Dati della Società Inattivi solo all’interno di tale Area Geografica: (1) il contenuto della cassetta postale di Exchange Online (corpo del

messaggio di posta elettronica, voci del calendario e contenuto degli allegati di posta elettronica), (2) il contenuto del sito SharePoint Online e i file archiviati su tale sito e (3) i file caricati su OneDrive for Business.” Per tali dati, quindi, non avviene alcun trasferimento negli USA o lo stesso ha natura prettamente occasionale. Si veda la policy di Microsoft all’indirizzo: https://docs.microsoft.com/it-it/microsoft-365/enterprise/o365-datalocations?view=o365worldwide. È possibile visionare la privacy policy di Microsoft al seguente indirizzo: https://privacy.microsoft.com/it-it/privacystatement. È tuttavia possibile che altri dati inattivi, in particolare diversi da quelli sopra indicati, vengano trasferiti dalla UE agli USA per il servizio in esame e che il loro trasferimento abbia frequenza non occasionale.

Con riferimento al trasferimento verso gli USA e il CANADA il Titolare applica garanzie adeguate consistenti nella stipulazione – automatica all’attivazione del servizio – delle Clausole Contrattuali Standard (CCS), per effetto delle quali il fornitore, relativamente ai trattamenti di propria competenza, si impegna al rispetto di obblighi privacy sostanzialmente equivalenti a quelli previsti dal GDPR a carico dell’Organizzazione.

In astratto non pu escludersi con certezza il rischio che in rare situazioni l'autorità pubblica americana in base alla normativa USA (art. 702 della FISA e Executive Order EO 12333) per finalità di sicurezza nazionale effettui l’accesso a dati personali trasferiti dal Titolare verso gli USA.

Tuttavia, la possibilità che in concreto vi sia un interesse pubblico ad operare un tale accesso ai dati (di cui il fornitore per legge potrebbe non dare avviso alla Società) appare oggettivamente limitato, considerati: i) il core business della Società ii) la tipologia di dati personali trattati dalla Società e iii) le limitate categorie di interessati cui i dati si riferiscono (candidati). Pertanto, la Società reputa che le citate CCS garantiscano una tutela dei diritti degli interessati

sostanzialmente identica a quella prevista dal GDPR.

9) Relativamente ai dati personali la S.V. pu esercitare i seguenti diritti:

-     chiedere al Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato.

-     qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale, l'interessato ha il diritto di essere informato dell'esistenza di garanzie adeguate relative al trasferimento;

-     richiedere, ed ottenere senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati inesatti; tenuto conto delle finalità del trattamento, l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;

-     richiedere la cancellazione dei dati se a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) (omissis); c) l'interessato si oppone al trattamento, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento (…); d) i dati personali sono stati trattati illecitamente; e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;

-     richiedere la limitazione del trattamento che riguarda l’interessato, quando ricorre una

delle seguenti ipotesi: a) l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo

necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali; b) il

trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece

che ne sia limitato l'utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini

del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la

difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l'interessato si è opposto al trattamento svolto per finalità

di marketing diretto, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi

del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.;

-     ottenere dal titolare del trattamento, su richiesta, la comunicazione dei terzi destinatari

cui sono stati trasmessi i dati personali;

-     revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento ove in precedenza comunicato per una o più specifiche finalità dei propri dati personali, restando inteso che ci non pregiudicherà la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. In particolare, per revocare il consenso precedentemente dato a PASSIONE BEAUTY SPA i) l’interessato pu inviare una richiesta specifica in uno dei modi seguenti: i) attenendosi alle istruzioni di cancellazione indicate in fondo a ciascun messaggio e-mail, oppure ii) inviando una e-mail a [email protected] contenente la richiesta.

-     l'interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona (NB: PASSIONE BEAUTY SPA comunque non opera tale tipo di decisioni automatizzate).

-     l’interessato in ogni momento pu altresì proporre reclamo all’Autorità di controllo competente in base al GDPR (Garante privacy) e pu esercitare i suoi diritti avanti al giudice ordinario (Tribunale del luogo di residenza o sede).

10) Titolare del trattamento è PASSIONE BEAUTY SPA, con sede in Vicenza Viale Crispi 89/93 Il Data Protection Officer della Società è l’avv. Luca De Muri, ivi domiciliato per la carica. Per eventuali aggiornamenti circa i responsabili esterni e/o qualsivoglia ulteriore informazione o per l’esercizio dei diritti, pu rivolgere la Sua richiesta all’indirizzo [email protected] o consultare il nostro sito https://www.passioneunghie.com/– sezione privacy.